Contrôle URSSAF, entre pouvoirs des organismes et garanties des cotisants (épisode 3) : le droit de communication des documents, par Me François Taquet

Les textes

Selon le Code de la sécurité sociale, la personne contrôlée est tenue de mettre à disposition des agents chargés du contrôle, tout document et de permettre l’accès à tout support d’information qui leur sont demandés par ces agents comme nécessaires à l’exercice du contrôle. L’agent chargé du contrôle peut demander que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il aura au préalable informé la personne contrôlée (c. séc. soc. art. R. 243-59, II, al. 2).

Rappelons également que les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus (c. séc. soc. art. L. 243-16).

Les pouvoirs des URSSAF reposent sur quatre piliers :

• les employeurs doivent présenter tout document demandé par l’agent chargé du contrôle ;

• l’agent chargé du contrôle ne peut réclamer des documents qui ne seraient pas nécessaires à sa mission ;

• le cotisant doit mettre à disposition ces documents ;

• les documents doivent être demandés au cotisant.

Les employeurs doivent présenter tout document demandé par l’inspecteur

Ainsi, les employeurs doivent donc présenter « tout » document demandé par les agents dès lors que ceux-ci sont nécessaires à l’exercice du contrôle.

Force est de constater que cette présentation de documents est plus vaste encore que celle prévue en matière fiscale qui vise limitativement, pour la vérification de comptabilité, les documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l’exactitude des résultats indiqués dans la déclaration (CGI art. 54).

En outre, cette demande peut aller bien au-delà de la liste des documents visés dans l’avis de contrôle et qui n’a qu’un caractère indicatif.

Ainsi, et pour exemples, l’employeur peut se trouver dans l’obligation de présenter :

• le livre de paye : les agents de contrôle « peuvent, à tout moment, exiger des employeurs soumis à leur contrôle la communication des doubles des bulletins de paie mentionnés au dernier alinéa de l’article L. 143-3 du Code du travail [NDLR : désormais c. trav. art. L. 3243-4]. Ces doubles sont conservés par l’employeur pendant cinq ans » (c. séc. soc. art. L. 243-12) ;

• les conventions collectives et accords de salaires (rép. Authié n° 2734, JO 9 novembre 1982, Sén. quest. p. 5296) ;

• les pièces comptables (rép. Liot n° 14710, JO 3 septembre 1974, Sén. quest. p. 1116) ;

• le registre unique du personnel ;

• tout document susceptible de faire connaître les éléments de rémunération des salariés et ce, même s’il s’agit de documents tenus de la propre initiative de l’employeur, sans aucune obligation de sa part.

Mais on sait pratiquement que ces demandes vont au-delà de cette liste et portent sur les pièces suivantes :

• bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail, etc. ;

• bilans, grands livres comptables ;

• liasses fiscales, avis d’imposition ;

• statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes ;

• justificatifs de frais (notes de restaurant, carte grise des véhicules…).

La liste n’est pas limitée, l’inspecteur adaptant les modalités de sa vérification et de ses demandes à l’organisation et au système d’information de l’entreprise (CA Paris, Pôle 6. ch. 13, 30 mars 2018, RG n° 15/11350 ; rép. Liot n° 44710, JO 3 septembre 1974, Sén. quest. p. 1116 ; rép. Authié n° 2734, JO 9 novembre 1982, Sén. quest. p. 5296 ; rép. Soustelle n° 30793, JO 16 novembre 1976, AN quest. p. 8053).

L’agent chargé du contrôle peut demander que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il aura au préalable informé la personne contrôlée. Il s’agit ici d’une mesure ayant pour objet de faciliter le travail des organismes de recouvrement. En cas de litige, il appartiendrait aux tribunaux de caractériser la « nécessité » de ce classement (c. séc. soc. art. R. 243-59, II al. 3).

Notons enfin que l'inspecteur du recouvrement qui contrôle une société peut utiliser des informations et documents obtenus lors du contrôle d'une autre société du groupe. La lettre d'observations doit alors comporter certaines mentions dont la faculté pour le cotisant de demander une copie des documents ainsi utilisés (c. séc. soc. art. L. 243-7-4 et R 243-59-10).

L’inspecteur ne peut pas réclamer des documents qui ne sont pas nécessaires à sa mission

Il est clair que l’agent ne saurait réclamer des documents qui ne seraient pas nécessaires à sa mission (par exemple en dehors du délai de prescription). Dans ce dernier cas, le chef d’entreprise serait en droit d’en refuser la présentation.

Il s’agit ici, tout simplement, d’une lecture a contrario de l’article R. 243-59, II al. 2 du Code de la Sécurité sociale (rép. Liot n° 7228, JO 6 février 1968, Sén. quest. p. 17).

Le cotisant doit mettre à disposition ces documents

Les termes « mettre à disposition », prévus par l’article R. 243-59, impliquent que les cotisants montrent volontairement, aux agents, les documents permettant de vérifier les déclarations.

En sens inverse donc, ils ne sauraient contraindre un salarié, en l’absence du dirigeant, à ouvrir les tiroirs et les armoires des bureaux (cass. soc. 5 décembre 1991, n° 89-17754 D ; CA Bordeaux, ch. soc. section B, 17 janvier 2013, RG n° 11/06553). Le contrôle nécessite donc la collaboration du chef d’entreprise. En l’absence de celle-ci et donc de base de vérification, l’inspecteur devra recourir à la taxation forfaitaire.

Rappelons que le Code de la sécurité sociale punit le fait de faire obstacle à l’accomplissement des fonctions de l’agent de contrôle (c. séc. soc. art. L. 243-12-1) ainsi que les actes de résistance, les outrages et les violences (c. séc. soc. art. L. 243-12-3). Qui plus est, dès lors que « la personne contrôlée ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle ou leur présentation n'en permet pas l'exploitation », l’URSSAF serait en droit de mettre en œuvre la taxation forfaitaire prévue à l’article R 243-59-4 du Code de la sécurité sociale.

Les documents doivent être demandés au cotisant

Le seul interlocuteur de l’agent de contrôle est le cotisant. Pour la Cour de cassation, le redressement fondé sur des renseignements recueillis auprès de tiers est nul (cass. civ., 2e ch., 31 mars 2016, n° 15-14683 D ; cass. civ., 2e ch., 9 mai 2018, n° 17-17352 D ; CA Paris, Pôle 6 ch. 13, 2 décembre 2022, RG n° 19/07507). Ainsi, lorsque l’URSSAF sollicite le cabinet d’expertise comptable et que cette sollicitation a été effectuée sans qu’il ne soit justifié ni de l’accord de la personne contrôlée, le contrôle doit être tenu pour irrégulier et partant emporte la nullité de l’ensemble de la procédure de contrôle et de redressement si l’irrégularité affecte chacun des chefs de redressement envisagés (CA Amiens, 2° protection sociale, 12 septembre 2023, RG n° 22/01030).

À Toulouse, il a été jugé que si l’agent de contrôle peut se faire remettre des documents par n'importe quel salarié, il ne peut les réclamer à un tiers qu'après les avoir préalablement demandés au cotisant contrôlé (CA Toulouse, ch. 3., 15 juin 2016, RG n° 16/00317).