Contrôler les paramétrages des ERP pour minimiser les risques fiscaux

Principales difficultés

Les difficultés ordinairement observées en matière de paramétrages des ERP trouvent souvent leur source dans deux séries de problématiques que nous nous emploierons à mettre en exergue. En premier lieu, la pratique nous conduit à observer que de nombreuses difficultés tiennent à une mauvaise qualité des données comptables et financières qui, intégrées dans l’ERP sont de nature à compromettre le parfait respect des règles fiscales. Par ailleurs, de mauvais paramétrages peuvent être à l’origine d’une production documentaire et déclarative erronée (voir § 10-4).

La qualité de la donnée comptable susceptible d’être intégrée dans l’ERP est de nature à conditionner le bon respect d’un certain nombre d’obligations fiscales.

Ainsi et à titre illustratif, l’intégration de données comptables pertinentes dans les ERP demeure le prérequis indispensable à la production d’un fichier des écritures comptables (FEC) pleinement opérant (voir § 10-2).

Par ailleurs, la réglementation relative à la procédure de contrôle fiscal des comptabilités informatisées nécessite de s’assurer que son ERP a la capacité de répondre favorablement à une demande de traitements informatiques susceptible d’être initiée dans le cadre de cette procédure atypique (voir § 10-3).

Sur la production du fichier des écritures comptables (FEC)

L’obligation de constituer un fichier des écritures comptables contraint les entreprises à disposer d’un ERP répondant à des exigences strictes.

Nous rappellerons à ce sujet et pour mémoire que ce fichier, dont la production demeure obligatoire, se doit de comporter en fonction de la cédule d’imposition, un certain nombre de rubriques obligatoires.

Ainsi, pour les entreprises soumises à l’IS, ce ne sont pas moins de 18 rubriques (potentiellement 19 si l’on adjoint le Code établissement) qui se doivent de composer le FEC.

De la date de comptabilisation de l’écriture comptable à la date de validation de ladite écriture, en passant par le code journal, le FEC s’avère être une arme redoutable entre les mains de l’administration fiscale qui dispose ainsi d’un moyen efficace pour détecter les potentielles incohérences de la comptabilité informatisée du contribuable.

La transmission de ce fichier permettra à l’administration fiscale de disposer des informations et données utiles à la réalisation des opérations de vérification, le fichier devant normalement être remis à l’administration fiscale, préalablement à toute procédure de vérification des comptabilités.

La principale difficulté s’agissant de la constitution du FEC tient à l’impossibilité pour certains ERP de générer de manière autonome et automatique les reports à nouveau, lesquels devraient théoriquement posséder les caractéristiques de données liminaires dans le FEC.

Ce n’est là du reste qu’une illustration purement indicative des difficultés auxquelles peut se trouver confrontée l’entreprise face à un ERP qui, dans ses fonctionnalités fiscales, lui échappe. Une autre difficulté peut également être observée lorsque la comptabilité est tenue en norme étrangère (US GAAP) sans plan de conversion français (FRENCH GAAP) dans l’ERP.

Même si une certaine souplesse d’interprétation était jusqu’à récemment admise par l’administration fiscale, il n’est plus du tout acquis que cette tolérance puisse aujourd’hui prévaloir ; des accommodements devront dès lors être trouvés auprès des éditeurs afin de palier à ces inconvénients d’autant que la sanction en cas de manquements est à la hauteur des enjeux.

En effet, en sus d’une amende pouvant aller jusqu’à 10 % du montant des droits rehaussés, les sanctions fiscales inhérentes à l’opposition à contrôle fiscal sont susceptibles d’être encourues par le contribuable impénitent qui n’aura pas pris soin de s’assurer de la conformité fiscale de son ERP. Là encore, la vigilance est de mise d’autant que la plupart des ERP qui sont susceptibles de soulever difficulté sont des Programmes de Gestion Intégrés (PGI) qui ne possèdent pas dans leur État d’origine d’édition une législation nécessairement, du moins dans son interprétation, aussi englobante que notre propre législation.

L’attention devra d’autant plus être grande que l’on sait que la législation actuelle relative au FEC, est une législation qui pourrait être strictement transitoire. Il se pourrait en effet que dans un avenir plus ou moins proche, ce fichier s’enrichisse de nouvelles rubriques, renforçant d’autant les exigences de pleine conformité des ERP participant à sa constitution.

Par ailleurs, il faudra sans doute s’attendre à voir l’obligation de transmission de ce FEC étendue à toute procédure déclarative, nonobstant l’existence d’une vérification de comptabilité. Pour faire simple, il faut s’attendre à ce que le ficher des écritures comptables soit à constituer et surtout à transmettre préalablement à toute procédure de vérification fiscale, sans doute concomitamment au dépôt de la liasse fiscale.

Un tel mode opératoire aura ainsi pour effet de commuter le statut du FEC qui passera ainsi du statut d’outil de pilotage à celui de déclencheur du contrôle fiscal.

La constitution du FEC n’est pas le seul point d’attention que l’entreprise devra avoir à destination de son ERP. En sa qualité d’outil intégrant des données comptables, l’ERP est susceptible d’engendrer très clairement de multiples incidences en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatisées.

Sur la capacité de répondre à une procédure de contrôle fiscal des comptabilités informatisées (CFCI)

Les entreprises le savent bien, une procédure spécifique liée à la réglementation sur le contrôle fiscal des comptabilités informatisées, est susceptible d’emporter un certain nombre de conséquences sur les paramétrages de leur ERP.

Nous rappellerons à cet égard et à titre liminaire que cette procédure emporte d’importantes séries d’obligations à l’endroit des sociétés – et elles sont nombreuses ! – qui tiennent leur comptabilité à l’aide d’un outil informatique.

Ainsi, en sus d’une obligation documentaire conséquente (production de cartographies en tout genre, séquestre potentiel des sources documentaires entre les mains d’un tiers habilité…), les entreprises se doivent d’être en capacité de produire en cas de contrôle fiscal des comptabilités informatisées initié à leur encontre, les données qui concourent directement ou indirectement à la détermination de leur résultat comptable et fiscal.

Par données, il importe de comprendre et d’entendre les informations et les données élémentaires, c’est-à-dire les informations et les données qui alimentent en amont le système informatisé de l’entreprise, celles qui sont intégrées pour la première fois dans le système d’information de l’entreprise.

Cette notion de données élémentaires est fréquemment source de difficultés d’identification et de caractérisation. Les entreprises ont en effet une nette tendance à pécher par excès de prudence en faisant par exemple supporter sur le département informatique de fortes contraintes en terme de granularité d’informations à archiver. Parfois, c’est l’inverse, l’entreprise procédant à l’archivage d’informations ou de données déjà agrégées (i.e. ayant déjà fait l’objet de traitements informatiques), ce qui ne permettra pas nécessairement à l’entreprise de satisfaire à ses obligations d’archivage des données élémentaires.

Mais ce n’est pas tout. Le chemin de révision se doit de la même manière et à l’identique d’être rejoué.

La notion de chemin de révision et plus spécifiquement de traitements informatiques n’est pas davantage aisée à déterminer d’autant qu’il n’existe, au sein des textes fiscaux, aucune définition véritablement précise de cette notion.

Dans les faits et en pratique, il y a lieu de considérer qu’un traitement informatique se doit d’être défini comme le processus de mutation d’une donnée élémentaire en donnée agrégée ou semi agrégée.

Bien naturellement, une telle obligation de production à destination de l’Administration fiscale de ces données à visée comptable, implique que l’entreprise soit en capacité d’archiver correctement les éléments qu’elle doit ainsi être en mesure de produire en cas de procédure de vérification des comptabilités informatisées initiée à son endroit.

Là encore, un ERP mal paramétré ou bien encore mal maîtrisé par l’entreprise sera à l’origine de déconvenues majeures.

Nous rappellerons à cet égard qu’en sus du rejet ponctuel d’une charge dont les données élémentaires n’auraient pas été correctement gérées par l’ERP (telles les données permettant le calcul d’une provision), l’entreprise encourt une sanction pouvant aller jusqu’au rejet de sa comptabilité (accompagné de l’amende de 100 % des droits rehaussés, qui s’applique ordinairement dans une telle conjecture).

La connaissance et surtout la mise en œuvre du corpus de règles applicables en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatisées sont dès lors importantes pour les sociétés qui, dotées d’un ERP, sont souvent liées par les paramétrages initiés par les directions des systèmes d’information (DSI).

Non dotées d’une culture spécifiquement fiscale, ces dernières ont souvent à cœur de satisfaire pleinement aux contraintes budgétaires qui leur sont assignées, lesquelles ne sont pas toujours pleinement compatibles avec les exigences souvent maximalistes de la réglementation en vigueur en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatiques.

Aussi, l’on aura pu se convaincre au travers de l’analyse de ces deux illustrations de l’impérieuse nécessité d’introduire la fonction fiscale dans le paramétrage des ERP. De mauvais paramétrages demeurent également de nature à compromettre la production de certains documents dont la production demeure rendue obligatoire par une disposition législative expresse.

Sur la compliance de la production documentaire

Conséquences d'un mauvais paramétrage

Un mauvais paramétrage de l’ERP est de nature à engendrer de nombreuses incohérences ou inexactitudes dans la génération de documents dont la production est rendue obligatoire par des dispositions impérieuses.

Nous illustrerons nos propos en prenant deux typologies de documents dont la production peut être affectée par de mauvais paramétrages. En premier lieu, force est de constater que la production des factures demeure pleinement conditionnée par la qualité des paramétrages de l’ERP (voir § 10-5). En second lieu, la rédaction de la documentation relative à la piste d’audit fiable peut se trouver fortement affectée par un ERP incorrectement paramétré (voir § 10-6).

Par ailleurs et à l’identique, des manquements déclaratifs demeurent susceptibles d’être observés si l’ERP n’est pas correctement paramétré (voir § 10-7).

Sur la compliance des factures émises

À date et dans l’attente de la mise en œuvre de la réforme relative à la facturation électronique, il est important de s’assurer que les paramétrages TVA de l’ERP sont correctement algorithmés.

Des confusions fréquentes en matière de territorialité de TVA (confusion entre le bill to et le ship to par exemple), sont de nature à emporter des conséquences fiscales dommageables dans le traitement TVA des factures.

De la même manière, un mauvais paramétrage de l’ERP est de nature à emporter des manquements importants s’agissant des mentions obligatoires de facturation.

À titre de simple rappel, quatre nouvelles mentions obligatoires de facturation ont vocation à entrer en vigueur à l’occasion de la réforme relative à la facturation électronique (numéro SIREN du client, option potentielle de la TVA sur les débits, adresse de facturation différente de la date de livraison, nature de l’opération). Les paramétrages de l’ERP se devront d’intégrer ces nouvelles mentions.

S’agissant à cet égard de la réforme relative à la facturation électronique, de nouvelles modalités de facturation électronique ont vocation à être généralisées, mettant fin dans un contexte domestique aux traditionnelles factures sous format PDF auxquelles les entreprises demeuraient accoutumées jusqu’alors.

C’est ainsi notamment que Factur’X devrait selon toute vraisemblance se développer de manière exponentielle, ses nombreux avantages en faisant un mode de facturation particulièrement appréciable pour les entreprises.

Nous rappelons à cet égard que Factur’X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte qui se présente sous la forme d’une facture en format PDF (PDF A/3) qui embarque un fichier XML permettant ainsi un traitement automatisé des données de facturation et leur intégration automatique dans les applicatifs du destinataire.

Ce nouveau format est ainsi adapté à l’échange de facture en embarquant un fichier XML exploitable automatiquement pour l’intégration de la facture dans les systèmes d’information et également un PDF lisible similaire à une facture au format papier ce qui permet son exploitation par le plus grand nombre d’utilisateurs.

Sans trop rentrer dans les détails techniques à ce stade de nos développements, il est admis que la structuration du fichier XML est de nature à répondre à plusieurs modalités techniques lesquelles sont de nature à influencer le contenu dudit fichier.

Le fichier XML devra ainsi nécessairement répondre à l’un de ces cinq formats techniques à savoir :

• Format dit « MINIMUM » : correspondant aux données minimum exigées par la plateforme Chorus Pro et équivalent à une extraction de données d’entête et pied par OCR et vidéocodage ;

• BASIC WL : correspondant aux données d’entête et pied de factures les plus couramment demandées ;

• BASIC : correspondant au profil BASIC WL avec les données essentielles de ligne de factures et utiles aux acheteurs pour leurs traitements ;

• EN16931 : correspondant à toutes les données potentielles prévues dans la norme sémantique Européenne EN16931 ;

• EXTENDED : correspondant au profil EN16931, augmenté de données additionnelles. Ce profil est en cours de définition et fera l’objet d’une documentation ultérieure.

Chacun s’accorde à considérer que cette modalité de facturation électronique qui conduit l’émetteur à générer à la fois un document lisible et un fichier XML risque demain de devenir le futur standard de facturation électronique car il permettra vraisemblablement de répondre à l’obligation de e-reporting qui forme, avec l’obligation de recourir à un procédé de facturation électronique, un tout indivisible.

Toutefois, il ne s’agit pas de la seule modalité de facturation se présentant sous la forme de données que les entreprises pourront adopter avec l’entrée en vigueur attendue de la réforme relative à la facturation électronique. Se présentant également sous la forme d’un message structuré selon une norme dédiée, les factures pourront également se présenter sous un format UBL ou CII, formats qui laissent également une place privilégiée aux données de facturation.

Par ailleurs et comme précisé précédemment, les factures sous format EDI continueront d’être observées avec l’obligation pour les entreprises y recourant, de contracter avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) dès lors que le format retenu possédera les caractéristiques d’un format D 96 A. La qualité des données de facturation et des paramétrages de l’ERP conditionnera de manière certaine la qualité de la production des factures électroniques à venir.

Sur la compliance de la documentation « Piste d’audit fiable »

La bonne qualité des paramétrages de l’ERP est de nature également à impacter la complétude de la documentation « Piste d’audit fiable ».

Cette réforme relative à la piste d’audit fiable est en effet de nature à engendrer des problématiques fortes pour les ERP.

Nous rappellerons en premier lieu que la réforme contraint notamment les entreprises qui reçoivent et émettent des factures sous format papier ainsi que des factures sous format électronique simple (PDF par exemple), à documenter leur processus de facturation.

Même si la réforme concerne tout aussi bien les factures émises que les factures reçues, ce sont essentiellement les factures reçues qui soulèvent le plus de difficulté compte tenu du risque de remise en cause de la TVA déductible.

Ainsi et en premier lieu, la réalisation d’une cartographie permettant de recenser les différents documents contractuels et commerciaux liant l’entreprise à ses contractants, se devra d’être conduite par l’entreprise.

Une telle cartographie se devra d’être exhaustive et de porter mention le cas échéant des éventuels bons de commande, bons de livraisons, contrats et factures matérialisant le flux liant le fournisseur à l’entreprise.

À ce stade et au titre de la réalisation de cette étape, l’entreprise devra être dotée d’un ERP performant permettant de retracer les documents juridiques et commerciaux amonts matérialisant les relations des parties.

Mais c’est également le second volet de la réforme qui rendra utile voire nécessaire le recours à un ERP. En effet, en sus du volet cartographique, les entreprises se devront de procéder à l’archivage des éléments préalablement cartographiés. Ce sont ainsi les contrats, les devis, les bons de commande, les bons de livraisons/réception qui, en amont du flux de facturation, devront faire l’objet d’un archivage légal.

Là encore et au titre de ce second volet, un ERP pleinement efficient et opérant pourra s’avérer particulièrement utile voire salvateur en cas de procédure de vérification initiée aux fins de contrôle de la Piste d’Audit Fiable de l’entreprise.

De nombreux ERP couramment utilisés par les entreprises disposent de fonctionnalités d’archivage, permettant ainsi à leurs utilisateurs de consulter en ligne la copie fidèle des documents commerciaux qui, situés en amont du flux de facturation, permettent ainsi de consolider la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée.

Par ailleurs nous rappelons que le BOFiP relatif à la piste d’audit fiable (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20) comporte un important volet informatique qui rend notamment nécessaire la production des paramétrages TVA contenus au sein de l’ERP en cas de procédure de vérification initiée à destination de l’entreprise auditée.

Sur la compliance de la production déclarative

Sur la déclaration CBCR

En sus d’être à l’origine de manquements dans la production documentaire, des anomalies déclaratives peuvent résulter de mauvais paramétrages de l’ERP. Nous prendrons à cette fin deux illustrations pleinement efficientes. La première concerne plus spécifiquement la déclaration country by country reporting (CBCR) en matière de prix de transfert. Un paramétrage erroné peut à l’identique, ainsi que nous allons prendre soin de l’illustrer, affecter l’exactitude d’une déclaration de crédit d’impôt telle que celle relative au crédit d’impôt recherche (voir § 10-8).

L’on rappellera à titre schématique que la problématique fiscale des prix de transfert concerne plus spécifiquement les groupes internationaux et plus particulièrement les entités qui, au sein de ces groupes, entretiennent des relations commerciales (biens ou services) à des prix qui peuvent ne pas complètement répondre au principe de pleine concurrence.

Ces entreprises se doivent en effet de documenter à l’aide souvent d’une véritable comptabilité analytique, les prix ainsi pratiqués en recourant, le plus fréquemment, à des données de pure gestion, souvent gérées par les applicatifs de gestion commerciale.

Une nouveauté au surplus récente est venue encore étendre davantage l’arsenal mis à la disposition de l’Administration fiscale pour un certain nombre d’entreprises qui répondent à des critères nettement identifiés par le législateur fiscal (en termes de chiffre d’affaires notamment).

Ces entreprises doivent depuis le 31 décembre 2017, établir et déposer une déclaration permettant à l’Administration fiscale de disposer d’une meilleure visibilité relativement à la répartition des bénéfices et des activités par pays d’implantation.

Ainsi et au titre des informations qui devront être portées à l’attention de l’Administration fiscale, le chiffre d’affaires, le résultat avant impôt mais également les actifs et les effectifs des différentes entités devront être ainsi transmis.

Dans ce contexte et afin de répondre pleinement aux exigences ainsi édictées par le législateur fiscal, les entreprises devront inexorablement se doter d’outils, notamment informatiques, permettant de garantir et d’assurer la fiabilité des données fiscales remontées.

À n’en pas douter, une telle obligation sera de nature à induire des procédures de vérification nettement plus ciblées, ne se limitant pas à la simple remontée de données exclusivement comptables et fiscales.

Ainsi, les entreprises devront, lors de la procédure de vérification éventuelle, être en capacité de justifier des composantes des prix pratiqués au sein du groupe. Dans cette perspective et en considération de la multiplicité des flux auxquels les entreprises multinationales sont ordinairement confrontées, les sociétés devront afin de justifier pleinement de leurs prix, disposer d’une solution permettant de décomposer puis de reconstituer les composantes tarifaires des prix intra-groupes.

Outre l’archivage de ces éléments, la solution technique utilisée par l’entreprise se devra d’assurer le rejet et la reconstitution des prix ainsi pratiqués au sein du groupe. Les données de pure gestion utiles à l’analyse des comparables, devront à l’identique faire l’objet d’une procédure d’archivage au sein de l’entreprise afin d’entériner la politique de prix de transfert adoptée et privilégiée par l’entreprise.

De manière générale, l’on observera un niveau de disponibilité de l’information nettement suffisant avec le niveau de détail requis dans les outils de reporting des groupes de grande taille qui, déjà dotés d’un ERP pleinement efficient, seront en capacité de répondre favorablement aux exigences du texte fiscal.

Dans les groupes dont l’organisation peut s’avérer moins complexe, une solution plus simple voire manuelle, pourra suffire avec cependant la nécessité impérieuse de collecter puis de compiler l’information aux fins de parfaite homogénéisation au sein du groupe. Là encore, le recours à un ERP pleinement opérant pourra s’avérer indispensable.

Au-delà même de la problématique des prix de transfert, qui intéresse plus spécifiquement les entités de taille importante, un autre exemple se veut être particulièrement illustratif du rôle grandissant des ERP dans leur rôle de gestionnaires de données non spécifiquement comptables. Le cas à cet égard de la détermination de certains crédits d’impôt est particulièrement éclairant.