12 mai 2020 à 15h39

Covid-19 : comment appréhender les frais de télétravail en paye ?

Covid-19 : comment appréhender les frais de télétravail en paye ?
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Par la rédaction Revue Fiduciaire

Le ministère du Travail a diffusé le 9 mai 2020 sur son site Internet un document questions/réponses spécifique au télétravail, avec au passage un changement de position sur les frais de télétravail, par rapport à un question/réponse qui avait été diffusé sur Internet il y a quelques semaines. L’occasion de rappeler comment traiter en paye ces frais spécifiques.

Source : Télétravail et déconfinement, questions-réponses, www.travail-emploi.gouv.fr

Prise en charge des frais de télétravail : la position du ministère

Dans son questions/réponses diffusé le 9 mai 2020, le ministère du Travail indique que l’employeur n’est pas tenu de verser au salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si un accord collectif ou une charte le prévoit.

Cette précision du ministère est toutefois à rebours de la position diffusée par le ministère lui-même il y a quelques semaines, via une question/réponse depuis supprimée.

Les employeurs trouveront certainement la nouvelle position du ministère plus « adaptée » au contexte, tout particulièrement pour les entreprises touchées par la crise qui découle de l’épidémie de Covid-19.

Néanmoins, elle ne semble pas prendre en considération le principe général sur l’obligation de prendre en charge des frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur (cass. soc. 21 mai 2008, n° 06-44044, BC V n° 108), auquel se référait la précédente question/réponse du ministère.

Par ailleurs, l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 (étendu par arrêté du 30 mai 2006, JO du 9 juin), obligatoire pour les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CPME, UPA), impose une prise en charge de certains coûts en cas de télétravail régulier (art. 1, 2 et 7). Le télétravail « régulier » s’entend ici d’un télétravail effectué de façon régulière hors des locaux de l’entreprise, par opposition au télétravail ponctuel. Rappelons que si un accord collectif d’entreprise traite du sujet des frais de télétravail, ses dispositions priment sur celles de l’ANI de 2005 même si elles sont moins favorables aux salariés, en application des règles de primauté entre accords collectifs issues des ordonnances Macron (c. trav. art. L. 2253-3).

En tout état de cause, les employeurs doivent avoir conscience que le document questions/réponses du ministère n’a pas la valeur d’une loi, d’un décret ni même celle d’une circulaire. Si ces précisions peuvent être des aides pratiques, on rappellera que les juges pourront toujours adopter une autre interprétation à l’occasion d’un contentieux. En d’autres termes, le document questions/réponses n’est pas en lui-même une garantie en cas de litige. La vigilance reste donc de mise.

Passé l'urgence de la crise, si le télétravail s’inscrit dans la durée, certains employeurs pourront juger utile de s’emparer du sujet, pour le traiter par la négociation collective ou une éventuelle charte sur le télétravail, ou par la définition de règles internes.

Conditions d’exonérations des frais professionnels de télétravail

Indépendamment de la position du ministère du Travail, certains employeurs remboursent déjà des frais de télétravail (pour certains depuis bien avant la crise du Covid-19) ou ont décidé de certaines prises en charge.

À cet égard, il faut savoir que depuis 2003, la réglementation de sécurité sociale prévoit les conditions dans lesquelles des frais engagés par un salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, peuvent être remboursés en exonération au titre des frais professionnels sur justificatifs de la réalité des dépenses (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 6, JO du 27).

Pour l’essentiel, trois catégories de frais peuvent être identifiés :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (papier, cartouches d’encre, etc.).

L’administration a dressé un tableau des modalités d’évaluation des frais en cause (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003 modifiée ; circ. DSS/SDFSS/5B 2005-376 du 4 août 2005, § III, 3-3-4). Elles peuvent être consultées dans le Dictionnaire Paye (voir Dictionnaire Paye, « Télétravail ») ou sur le site Internet du réseau des URSSAF (https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/evaluation-des-frais-engages-par.html).

Par ailleurs, depuis une information du 18 décembre 2019, le réseau des URSSAF admet, au titre d’une tolérance dénuée de valeur juridique opposable, que l’employeur puisse rembourser les frais sous la forme d’allocations forfaitaires, en franchise de cotisations, dans la limite globale de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (20 € par mois pour deux jours par semaine, 30 € par mois pour 3 jours par semaine, etc.), sans justificatif (https://www.urssaf.fr).

Usage de l’ordinateur personnel/professionnel en télétravail

Ordinateur personnel ou remis par l’employeur ?

Le questions/réponses du ministère du Travail indique qu’il est possible pour le salarié d’utiliser son ordinateur personnel mais sans obligation. Si l’employeur impose de télétravailler, il doit fournir un ordinateur si le salarié n’en possède pas ou qu’il ne souhaite pas utiliser son ordinateur personnel.

Un ordinateur professionnel peut-il cacher un avantage en nature ?

Le ministère du Travail n’apporte pas d’éclairage sur ce point.

• Néanmoins, sur le principe, le salarié qui utilise à titre privé des outils issus des technologies de l’information et de la communication (TIC) que l’employeur met à sa disposition de façon « permanente » pour son activité professionnelle bénéficie d’un avantage en nature, évalué au réel ou au forfait (dans ce dernier cas, 10 % du coût d’achat par an) (arrêté du 10 décembre 2002, art. 4).

• Toutefois, dans la plupart des cas, il devrait être possible d’échapper à l’avantage en nature :

  • l’administration considère qu’il n’y a pas d’avantage en nature lorsque l’usage privé se limite à une utilisation raisonnable pour les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, § II, 2-2-4) ;
  • il est aussi possible de réserver le matériel à un usage professionnel, en l’indiquant dans un document écrit que le matériel est destiné à un usage professionnel (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 23).